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“Revisionssicherheit” – Was bedeutet das eigentlich?

digibase unterstützt Sie bei der revisionssicheren Archivierung (GoBD).

  • Beschleunigung der Geschäfts- und Unternehmensprozesse
  • Optimierung der Informationsverarbeitung
  • Reduzierung von Fehlern

„Revisionssicherheit“ – Ein Schlagwort, um das man beim Thema Archivierung nicht herumkommt. Aber was bedeutet Revisionssicherheit eigentlich?

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivierung ist, dass die Informationen datenbankgestützt wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit
Elektronische Prozesse bei Archivierung und Dokumentenmanagement führen zu einer Beschleunigung der Geschäfts- und Unternehmensprozesse. Optimierung der Informationsverarbeitung und kurze Recherchezeiten erhöhen die Auskunftsfähigkeit gegenüber Geschäftspartnern, was auch zu höherer Kundenzufriedenheit führt. Durch die Nachvollziehbarkeit steigt zudem die Qualität der Geschäftsprozesse und Fehler werden – nicht zuletzt durch das schnelle Auffinden von Informationen – reduziert.
Durch fehlerhafte Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen und der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschiften entstehen finanzielle Risiken z.B. durch Nachzahlungen von Steuern, oder durch Zwangsgelder bei der Verletzung von Mitwirkungspflichten.
Bei der Archivierung von elektronischen Daten und Dokumenten in digitaler Form sind die folgenden Grundsätze zu beachten:
  • Originär digitale Unterlagen (§ 146 Abs. 5 AO) müssen auf maschinell verwertbaren Datenträgern archiviert werden.
  • Originär digitale Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in gedruckter Form aufbewahrt werden (z.B. Ausdruck einer E-Mail-Rechnung).
  • Bei maschinell auswertbaren Unterlagen (z.B. ERP-Daten / Finanzbuchhaltung) ist die Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.B. ausschließlich als PDF-Datei) nicht ausreichend.
  • Alle Unterlagen müssen über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist (6 bzw. 10 Jahre) maschinell aufbewahrt bzw. archiviert werden.
  • Beschleunigung der Geschäfts- und Unternehmensprozesse
  • Optimierung der Informationsverarbeitung
  • Reduzierung von Fehlern
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Revisionssicherheit
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